Una de las responsabilidades del gerente de proyecto es estar en contacto con los patrocinadores y comité ejecutivo del proyecto, y a la vez estar en contacto con su equipo en el día a día.
Esto hace que el gerente de proyecto deba mirar hacia arriba y hacia abajo en la organización, alternar su participación, comunicación e influencia constantemente entre estos dos frentes.
Precisamente en esto reside una de las dificultades más grandes de la función de gerente de proyecto: para desarrollar bien este rol, se debe tener una capacidad operativa natural para coordinar el trabajo de todos los días, y a la vez una capacidad analítica para pensar objetivamente en lo que está pasando en el proyecto, y poder reportar esto a los directores de la organización.
Desarrollar este rol correctamente implica aportar a la integración del proyecto. Un proyecto en donde los protagonistas son solamente el equipo del proyecto, no conseguirá abrirse camino en la organización, no será visible para los patrocinadores. Un proyecto en donde los protagonistas son solamente los patrocinadores, será hueco, no tendrá contenido, será solamente teórico.
Veamos lo que dice el PMBOK en el capítulo "Gestión de la Integración del Proyecto" (PMBOK Third Edition 2004, Cap. 4)
"La integración consiste en tomar decisiones sobre dónde concentrar recursos y esfuerzos cada día, anticipando las posibles polémicas de modo que puedan ser tratadas antes de que se conviertan en polémicas críticas... "
Este párrafo describe claramente el trabajo de integración del gerente junto a su equipo, en el día a día ("Mirar hacia abajo").
"El esfuerzo de integración también implica hacer concesiones entre objetivos y alternativas en competencia".
Este párrafo describe claramente el trabajo de integración del gerente junto a su equipo y también junto a los patrocinadores del proyecto ("Mirar hacia arriba").
Esto hace que el gerente de proyecto deba mirar hacia arriba y hacia abajo en la organización, alternar su participación, comunicación e influencia constantemente entre estos dos frentes.
Precisamente en esto reside una de las dificultades más grandes de la función de gerente de proyecto: para desarrollar bien este rol, se debe tener una capacidad operativa natural para coordinar el trabajo de todos los días, y a la vez una capacidad analítica para pensar objetivamente en lo que está pasando en el proyecto, y poder reportar esto a los directores de la organización.
Desarrollar este rol correctamente implica aportar a la integración del proyecto. Un proyecto en donde los protagonistas son solamente el equipo del proyecto, no conseguirá abrirse camino en la organización, no será visible para los patrocinadores. Un proyecto en donde los protagonistas son solamente los patrocinadores, será hueco, no tendrá contenido, será solamente teórico.
Veamos lo que dice el PMBOK en el capítulo "Gestión de la Integración del Proyecto" (PMBOK Third Edition 2004, Cap. 4)
"La integración consiste en tomar decisiones sobre dónde concentrar recursos y esfuerzos cada día, anticipando las posibles polémicas de modo que puedan ser tratadas antes de que se conviertan en polémicas críticas... "
Este párrafo describe claramente el trabajo de integración del gerente junto a su equipo, en el día a día ("Mirar hacia abajo").
"El esfuerzo de integración también implica hacer concesiones entre objetivos y alternativas en competencia".
Este párrafo describe claramente el trabajo de integración del gerente junto a su equipo y también junto a los patrocinadores del proyecto ("Mirar hacia arriba").
2. LA PREGUNTA REAL:
Los involucrados (stakeholders) en el proyecto deberían tener la oportunidad de participar en la planificación. ¿Cuál de los siguientes factores es necesario para que esto ocurra?
A. Los involucrados deben conocer las técnicas de planificación de tareas.
B. El gerente de proyecto debe decirles a los involucrados que se contacten con él o ella si tienen alguna pregunta.
C. Los involucrados deben ser invitados a todas las reuniones del proyecto.
D. El gerente de proyecto debe crear un ambiente propicio que permita que los involucrados den opiniones.
Respuesta a la Pregunta Real:
La respuesta correcta es la D: el gerente de proyecto debe crear un ambiente propicio que permita que los involucrados den opiniones acerca de la planificación del proyecto. "Ambiente propicio" significa organizar alguna reunión extraordinaria para escuchar opiniones, abrir una lista de correo electrónico, llegar a ellos proactivamente antes de la planificación y hacerles llegar un mensaje claro de trabajo colaborativo.
La respuesta A es incorrecta: no es necesario que los involucrados conozcan las técnicas de planificación de tareas para participar en la planificación.
La respuesta B es incorrecta: no es suficiente si el gerente de proyecto les dice a los involucrados que se contacten con él o ella si tienen alguna pregunta. El gerente de proyecto debe fomentar el input de los involucrados con medidas proactivas en el proyecto.
La respuesta C es incorrecta: es imposible hacer participar a todos los involucrados en todas las reuniones del proyecto, y además no sería productivo.
Fuente: IAAP
Los involucrados (stakeholders) en el proyecto deberían tener la oportunidad de participar en la planificación. ¿Cuál de los siguientes factores es necesario para que esto ocurra?
A. Los involucrados deben conocer las técnicas de planificación de tareas.
B. El gerente de proyecto debe decirles a los involucrados que se contacten con él o ella si tienen alguna pregunta.
C. Los involucrados deben ser invitados a todas las reuniones del proyecto.
D. El gerente de proyecto debe crear un ambiente propicio que permita que los involucrados den opiniones.
Respuesta a la Pregunta Real:
La respuesta correcta es la D: el gerente de proyecto debe crear un ambiente propicio que permita que los involucrados den opiniones acerca de la planificación del proyecto. "Ambiente propicio" significa organizar alguna reunión extraordinaria para escuchar opiniones, abrir una lista de correo electrónico, llegar a ellos proactivamente antes de la planificación y hacerles llegar un mensaje claro de trabajo colaborativo.
La respuesta A es incorrecta: no es necesario que los involucrados conozcan las técnicas de planificación de tareas para participar en la planificación.
La respuesta B es incorrecta: no es suficiente si el gerente de proyecto les dice a los involucrados que se contacten con él o ella si tienen alguna pregunta. El gerente de proyecto debe fomentar el input de los involucrados con medidas proactivas en el proyecto.
La respuesta C es incorrecta: es imposible hacer participar a todos los involucrados en todas las reuniones del proyecto, y además no sería productivo.
Fuente: IAAP
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...leyendo esto me viene una reflexión, y es que en definitiva el PM es una disciplina integradora.
ResponderEliminarIndependientemente de los procedimientos y rituales que suelen cumplirse (y q la biblia [el PM Book postula]), a la hora de entrar en acción entran en juego las mismas habilidades que hacen a una persona "eficaz" y hasta quien lo dice "eficiente" en cualquier puesto de la organización:
* Habilidades comunicacionales.
* Capacidad de liderar.
* Negociación.
* Capacidad de delegar...
En fin.. el buen PM no es quién más se especializa sino justamente aquel que luego de adquirir las habilidades básicas de planeamiento y gestión, se expande adquiriendo skills de variada índole (Fundamentalmente en el trato con la gente).